Un (e) Assistante de Direction et coordination des missions

Informations

Structure

La Société d’Expertise Comptable AUDITIS INTERNATIONAL SARL

Lieu

Ouagadougou

Nombre de postes

1

Date limite

23/10/2026

Expérience requise

2 an(s)

Description

1. MISSION PRINCIPALE : Placée sous l’autorité directe du Gérant, l’Assistante de Direction et Coordination des missions assure l’appui administratif, organisationnel et opérationnel nécessaire au bon fonctionnement du cabinet. Elle contribue à la coordination des activités de la Direction et des équipes, à la gestion des relations avec les clients et partenaires, au suivi administratif des missions d’expertise comptable, d’audit et de conseil, ainsi qu’à la gestion et à la circulation des informations et documents du cabinet. Elle veille au respect des échéances, à la qualité du suivi administratif des dossiers et à la confidentialité des informations traitées. 2. RESPONSABILITÉS : Assistance à la Direction & Organisation • Gérer l’agenda du Directeur Général, planifier les réunions et organiser les déplacements • Organiser les réunions, missions et déplacements • Assurer l’accueil (physique et téléphonique) et la gestion des correspondances • Rédiger et mettre en forme les courriers, rapports, comptes rendus et documents internes • Suivre les dossiers administratifs et assurer l’archivage physique et numérique • Assurer le suivi des tâches et la relance des responsables sur les échéances importantes Gestion de la relation client • Réception et orientation des demandes des clients ; • Organisation des rendez-vous avec les collaborateurs et la Direction ; • Suivi des demandes de documents adressées aux clients ; • Relance des clients concernant les pièces ou informations manquantes ; • Maintien d’une relation professionnelle et de qualité avec les clients. Suivi administratif des missions • Ouverture, classement et suivi administratif des dossiers clients ; • Suivi des lettres de mission, contrats et documents administratifs ; • Suivi des échéances des missions ; • Relance des équipes pour la transmission des livrables ; • Suivi de l’envoi des rapports, états et autres livrables aux clients. Appui à la facturation et au recouvrement • Préparation ou émission des factures selon les instructions de la Direction ; • Suivi des factures émises et des règlements clients ; • Mise à jour de l’état des créances ; • Relance administrative des clients en retard de paiement ; • Préparation des situations de recouvrement pour la Direction . Gestion administrative et documentaire • Gestion du courrier entrant et sortant ; • Classement et archivage physique et électronique ; • Gestion des documents administratifs du cabinet ; • Suivi des fournitures et besoins administratifs ; • Préparation de certains tableaux de suivi de l’activité. Veille et recherche d’opportunités (Offres / AMI / Appels d’offres) • Rechercher et identifier les opportunités : appels d’offres, AMI, consultations, marchés publics/privés • Mettre en place une veille quotidienne sur les plateformes et canaux pertinents • Classer et transmettre les opportunités à la Direction avec une synthèse (nature, deadline, exigences) • Tenir un tableau de suivi des opportunités (pipeline : repérée / analysée / soumise / gagnée / perdue) Préparation des dossiers (Manifestations d’intérêt & réponses techniques) • Constituer les dossiers administratifs : pièces, attestations, références, CV, etc. • Appuyer la rédaction des documents : lettres de transmission, formulaires, fiches de projet, annexes • Mettre en forme les offres (Word / PDF) avec une présentation professionnelle • Vérifier la conformité des dossiers avant dépôt (cohérence, complétude, délais) • Assurer la soumission (email / plateforme) et le suivi des retours Toutes autres tâches à lui confiées par sa hiérarchie 3. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES PROFESSIONNELLES : Formation et Expérience – Diplôme : Bac+2/3 en Assistanat de Direction, Gestion, Administration, Secrétariat, Communication ou équivalent – Expérience : Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste de similaire, idéalement en cabinet (conseil, audit, formation, étude). Compétences Techniques – Excellente maîtrise de Word, Excel, PowerPoint (mise en forme premium, tableaux, styles) – Très bonne capacité de rédaction (courriers, comptes rendus, synthèses) – Capacité à travailler avec des documents administratifs et à respecter des procédures strictes – Bonne maîtrise des outils numériques : email pro, Google Drive/OneDrive, plateformes d’appels d’offres Qualités Personnelles et Aptitudes – Organisation, rigueur, confidentialité absolue – Grande autonomie et proactivité – Sens du détail et de la qualité (documents propres et impeccables) – Rapidité d’exécution et gestion des priorités – Excellent relationnel et esprit d’équipe – Une probité morale irréprochable et un sens aigu de la précision